Ведомость собирается из четырёх источников. Ни один из них сам по себе не даёт картины, и ни один нельзя пропустить.
Источники
1. График выполнения
Основа для поступлений. Берётся не из договора, а из фактического графика работ — того, который ведёт производство. Разница между договорным и фактическим графиком на объекте в работе достигает трёх-четырёх недель, и планировать по договорному значит планировать по документу, который все уже перестали соблюдать.
2. Условия оплаты по договору
Сюда входит не только срок, но и вся механика: с какого момента считается отсрочка, нужна ли подписанная форма, есть ли гарантийное удержание и когда оно возвращается. Удержание в пять процентов на два года — это не мелочь, это фактически беспроцентный займ, который вы выдали заказчику.
3. Обязательства по закупкам
Заявки, которые уже согласованы, но ещё не оплачены. Самый недооценённый блок: в учёте их обычно нет, потому что документов ещё нет, а деньги по ним уйдут в пределах горизонта планирования.
4. Постоянные платежи
Зарплата, аренда, лизинг, налоги. Единственный предсказуемый блок, и именно поэтому его чаще всего вносят последним и с ошибками — кажется, что он и так известен.
Шаг и горизонт
Шаг — неделя. Горизонт — тринадцать недель, то есть квартал. Тринадцать, а не двенадцать, потому что квартал редко укладывается ровно, и последняя неполная неделя обычно и оказывается проблемной.
Дальше квартала прогноз поступлений в подряде теряет смысл: слишком много зависит от того, как пойдёт приёмка. Но горизонт по обязательствам держать дальше нужно — лизинг и налоги известны на год вперёд.
Неопределённость
Поступления я веду в трёх сценариях, но не по принципу «оптимистичный, реалистичный, пессимистичный» — эта шкала бесполезна, потому что все смотрят на средний. Вместо неё:
- По документам — только то, где форма подписана и срок оплаты наступает в горизонте. Это деньги, которых можно требовать.
- По графику — то, что будет предъявлено к приёмке и, при обычном ходе дел, оплачено.
- Под вопросом — то, где есть разногласия по объёмам, качеству или расценкам.
Решения о платежах принимаются по первым двум. Третья строка нужна, чтобы понимать масштаб спора, а не чтобы на неё рассчитывать.
Отдельно держу колонку «дата, после которой поздно». Для каждого крупного платежа это день, когда ещё можно договориться о сдвиге без штрафа или порчи отношений. Она важнее самой даты платежа.
Ревизия
Ведомость пересобирается раз в неделю, в один и тот же день. Не по событию, не по запросу руководства, а по календарю. Как только пересборка становится реакцией на проблему, она превращается в отчёт о проблеме и перестаёт быть инструментом планирования.